Структура и штатная численность. Организационно-штатная структура организации, предприятия
Прежде чем создавать юридическое лицо, еще на стадии бизнес-планировании необходимо установить структуру и штатную численность сотрудников в организации. Фактически это неотъемлемая часть бизнес-плана, так как количество сотрудников зависит от выполняемых задач и несет в себе затраты на зарплату и отчисления в форды. Помимо этого, перед учредителями может возникнуть вопрос об изменении структуры в результате образования нового хозяйствующего субъекта или реорганизации строго.
Штатная численность организации и структура закрепляются, как правило, в уставных документах. Это особенно важно при формировании новой экономической структуры, ведь должна быть распланирована как организационная структура управления организацией, так и порядок взаимодействия с подчиненными, причем следует учитывать динамику роста компании с учетом ее расширения.
Если структура организации довольно большая, то органиграмма предприятия может быть разбита отдельно по каждому структурному подразделению.
Не стоит пренебрегать составление данного документа, так как это позволит избежать лишней нагрузки на организацию, как на стадии развития, так и при планировании деятельности уже давно существующей компании. К тому же внедрение или сокращение отделов может быть жизненно важным мероприятием для сохранения конкурентной способности организации. Если структура и штатная численность закреплена на основании уставных документов, то внесение изменений в первоначальную структуру требуют изменений и самих учредительных документов.
Одним из важных документов, определяющих структуру компании – является , на основании которого осуществляется прием сотрудников в компанию. Он же регламентирует и заработную плату по каждой должностной единице.
Кто составляет документ
Из-за постоянно растущей конкуренции на рынке требуется гибкость и оперативность в решении ряда вопросов, данные изменения касаются численности штата и его структуры, поэтому, данный вопрос, как правило, является компетенцией руководителя организации. Именно он обязан регулировать штат и выстраивать специфику служебных отношений в компании, руководствуюсь финансовым положением, рынком и направлением деятельности. Руководитель отвечает перед учредителями за конечный результат и может совершать без их предварительного разрешения организационные мероприятия.
В большинстве случаев средние и малые организации далеко не всегда используют локально нормативные акты, закрепляющих структуру организации и ее штатную численность. Либо могут применять такие документы в виде схемы, которая определяет иерархию структуры управления организации и служебные связи, как между руководителями, так и исполнителями (подчиненными). Также может быть отдельно выделено каждое структурное подразделение в отдельности.
Схема представляет себе перевернутое двухмерное дерево, которое схематично показывает структуру подчинения сотрудников в виде линейного типа построения. Внутренняя структура может документально не закрепляться в следующих случаях:
- Организация имеет сложную многомерную структуру.
- Нет необходимости производить деление персонала на отдельные группы, в связи с тем, что организация веден один род деятельности.
- Управление и принятие решений осуществляет одно и тоже лицо.
- Организация относится к малому предпринимательству, в связи с этим разработка и внедрение должностных инструкций сотрудникам будет более рациональным действием.
Данный документ не имеет установленной унифицированной формы, при его составлении следует придерживаться определенных правил:
- Содержательная часть документа может быть составлена в виде схемы, текста или таблицы.
- Определять необходимую численность и формировать требуемую для успешного решения задач предприятия организационную структуру должен либо руководитель, либо директор по персоналу. При этом данное ответственное лицо должно владеть всей необходимой информацией о состоянии рынка, перспективами развития организации и обладать при этом необходимыми знаниями и опытом.
- Готовый документ необходимо согласовать с руководителями структурных направлений (подразделений).
Документ, определяющий штатную численность и структуру организации, является основой для формирования штатного расписания предприятия.
Штатная численность и фонд зарплаты сотрудников, а также структура предприятия определяются на стадии процесса бизнес-планирования при реорганизации, образовании юридического лица либо при освоении, или расширении иного вида деятельности. Решение данных вопросов является непосредственной прерогативой учредителей.
Штатная численность и структура предприятия, как правило, закрепляется в уставных документах. В условиях динамично развивающихся рыночных отношений оперативное реагирование на возникшие изменения на рынке является жизненноважным для каждого субъекта предпринимательской деятельности. Если штатная численность и структура закреплены в уставных документах предприятия, то процедура изменения возможна после соответствующих первоначальных изменений данных документов и проведения государственной регистрации этих изменений.
Высочайшей оперативности и гибкости требуют рыночные отношения, поэтому вопрос изменения и формирования структуры и численности сотрудников во многих коммерческих предприятиях входит в компетенцию руководителя организации.
Именно он должен в обязательном порядке определять структуру, регулировать весь численный состав работников, выстраивать специфические служебные отношения, исходя из текущего положения на рынке, финансового положения и направлений деятельности возглавляемой им организации. Перед учредителями руководитель отвечает за конечный результат и совершает необходимые организационные мероприятия без предварительного на то разрешения.
В подавляющем множестве малых и средних организаций документ, который нормативно закрепляет штатную численность и структуру, или отсутствует, или представлен в виде схемы, что определяет иерархию служебных отношений между разного рода .
Данная схема представлена в форме перевернутого двухмерного дерева и описывает функционально-линейный тип организационного построения предприятия. Внутреннюю структуру предприятия не стоит закреплять документально, если:
- принятие решений и управление производится одним лицом;
- организация действительно является малым предприятием и поэтому целесообразнее будет разработать для сотрудников должностные инструкции;
- предприятие занимается одним родом деятельности и разбивать персонал на отдельные группы нет необходимости;
- предприятие строится по сложной, многомерной системе.
Если генеральный директор принял решение, что документ — «Штатная численность и структура» необходим предприятию, то в процессе его оформления стоит придерживаться некоторых правил.
Унифицированной формы составления этого документа нет. Содержательную часть он может иметь в виде таблицы, текста или схемы. Определением численности и разработкой структуры организации должен заниматься менеджер (директор) по персоналу, который обладает необходимым опытом и знаниями, а также владеет информацией о состоянии рынка и перспективе развития предприятия. Данный документ обязательно согласовывается с начальниками структурных подразделений (направлений).
На основании принятой штатной численности и структуры, кадровая служба готовит штатное расписание к утверждению.
(Размер: 55,5 KiB | Скачиваний: 4 101)
Штатная структура определяет состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов и фонд заработной платы.
В составе штатной структуры разрабатываются следующие документы:
фонд заработной платы;
расчет численности персонала;
штатное расписание предприятия.
Исходными данными для формирования штатной структуры являются:
плановые объемы производства;
нормативы численности и заработной платы;
схема организационной структуры управления;
типовые (фактические) штатные расписания.
Фонд заработной платы позволяет обосновать расходы по зарплате как в абсолютной величине, так и в виде удельного веса заработной платы в стоимости продукции:
ФОТ - фонд заработной платы, тыс. руб.;
Нфот - норматив фонда заработной платы в % от стоимости продукции;
Vn - плановый объем выпуска продукции.
Расчет численности персонала производится для определения общей численности работников по отраслевым нормативам численности работников на тыс. руб. продукции и в зависимости от ее объема выпуска:
Lo = Нч х Vф
Lo - общая численность работников, чел.;
Нч - норматив численности работников на 1 тыс. руб продукции, чел/тыс, руб.;
Vф - объем выпуска продукции (выручка).
Численность управленческого персонала рассчитывается по формуле, аналогичной вышеприведенной формуле общей численности персонала:
Lyn = Hyn х Vф
Нуn - численность управленческого персонала на 1 млн. руб. продукции.
Расчетные значения численности и фонда заработной платы предприятия необходимо разделить между аппаратом управления и производственными подразделениями с помощью коэффициента централизации (Ку). Коэффициенты централизации выводятся по группе однородных предприятий и зависят от числа производственных подразделений, уровня кооперирования, специализации производства и соотношения численности рабочих и служащих. Для расчета используют следующую формулу:
Lyn = Ку х Lo
ФОТуп = Ку х ФОТ
Численность значения (Ку) находится в диапазоне от 0,1 до 1,0 в зависимости от типа предприятия. Пример расчета для строительного предприятия:
фонд заработной платы Ф = 540 млн. руб.
коэффициент централизации К = 0,3
Тогда фонд заработной платы управленческого персонала составит: Ф = 0,3 х 540 = 162 млн. руб. / год
Штатное расписание определяет состав структурных подразделений, перечень должностей работников, месячные должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и ФОТ (Фонд оплаты труда) по аппарату управления фирмы. Исходными данными для составления штатного расписания являются:
ФОТ управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 тыс. продукции;
численность управленческого персонала;
штатное расписание фирмы за предыдущий год;
гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работников по контрактам.
Ролевая и социальная структуры системы управления персоналом Ролевая структура коллектива
Ролевая структура характеризует коллектив по участию в творческом процессе на производстве, коммуникационным и поведенческим ролям.
Ролевая структура фирмы определяет состав и распределение творческих, коммуникативных и поведенческих ролей между отдельными работниками и является важным инструментом в системе работы с персоналом. Пример ролевой структуры представлен в таблице ниже.
Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам и характеризуют активную позицию в решении проблемных ситуаций, поиске альтернативных решений.
Коммуникационные роли определяют содержание и уровень участия в информационном процессе, взаимодействие в обмене информацией в процессе принятия решений.
Поведенческие роли характеризуют типовые модели поведения людей на производстве, быту, на отдыхе и т.д. в конфликтных ситуациях и играют важную роль в коллективе.
Каждому человеку приходится исполнять в той или иной степени все три вида ролей.
Основными методами для определения ролевой структуры являются социально-психологические методы, тестирование, наблюдение, материалы аттестации, результаты проведения ролевых игр и т.д.
84. Разработка организационной структуры и штатного расписания организации: этапы и методы
Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия.
Организационная структура - это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.
Организационная структура управления должна отвечать ряду определенных критериев, характеризующих ее оптимальность. К ним можно отнести:
наикратчайший путь от звена управляющей системы до управляемого объекта;
оптимальное число ступеней и звеньев;
наименьшее число “входов” и “выходов” каждого звена;
четкий состав видов работ по управлению для каждого звена;
отсутствие дублирования работ.
Процесс формирования организационной структуры включает в себя:
Формулировку целей и задач,
Определение состава и места подразделений,
Ресурсное обеспечение подразделений (включая численность работающих),
Разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.
Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:
1. Формирование общей структурной схемы (определение характера выполняемой работы) во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углублённое проектирование, как организационной структуры, так и др. важнейших аспектов системы (способность переработки информации).
Для выполнения этой задачи данную стадию создания организационной структуры полезно также разбить на подгруппы, предусматривающие определенные этапы и виды работ. Например, постановка задач, расчет необходимого объема работ для решения поставленных задач, устранения бесполезной работы и дублирования, разработка самого процесса, проверка (чтобы не упустить важную составляющую часть работы).
2. Разработка состава основных подразделений и связей между ними (распределение работы между отдельными позициями) - заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно - целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурные единицы (отделы, бюро, управления, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно - целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.
3. Регламентация организационной структуры - предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает:
Определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей);
Определение проектной численности подразделений;
Распределение задач и работ между конкретными исполнителями;
Установление ответственности за их выполнение;
Разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях;
Расчёты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.
Когда требуется взаимодействие многих звеньев и уровней управления, разрабатываются специфические документы, которые называется - органиграммами.
Органиграмма представляет собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ, описывающую распределение организационных процедур разработки и принятия решения между подразделениями, их внутренними структурными органами и отдельными работниками.
Построение органиграммы, позволяет увязать процесс рационализации технологических маршрутов и информационных потоков с упорядочением взаимосвязей между структурными элементами систем управления, возникающими при организации согласованного выполнения её задач и функций. Они фиксируют лишь организацию управленческого процесса в виде распределения полномочий и ответственности за обеспечение, разработку и принятие управленческих решений.
Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.
Штатное расписание составляется на основе структур и численности предприятия, предмета его деятельности и целей.
При определении необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222.
При разработке и утверждении штатного расписания собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Квалификационному справочнику.
Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года.
Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.
Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер - 1, зам. гл. бухгалтера - 1, экономист 1-й категории - 2, бухгалтер 2-й категории - 4 и т. д.).
Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.
Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно.
Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании.
При изменении штатного расписания следует обратить внимание, собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее, чем за 2 месяца до их изменения.
Методы проектирования структур
Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером) по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.
Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников. Это осуществляется для того, чтобы выявить специфические особенности, проблемы, в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщение и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Сюда относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами. Особое место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации.
К экспертным методам следует отнести также разработку и применения научных принципов формирования организационных структур управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации).
Примеры формирования организационных структур управления:
Построение организационной структуры исходя из системы целей,
Отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления,
Сочетание функционального и программно-целевого управления и целый ряд других.
Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки, и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:
Разработка системы ("дерева") целей;
Экспертный анализ предполагаемых вариантов организационной структуры;
Составление карт прав и ответственности за достижение целей.
Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.
Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит то её характера, а также возможностей для проведения соответствующего исследования.
Организационно-штатная структура предприятия (организации): образец
Структура и штатная численность — понятия взаимосвязанные.
Под организационной структурой понимается состав, взаимодействие, иерархия отделов и работников предприятия. Под штатом имеется в виду собственно персонал.
В зависимости от установленной в организации структуры формируется ее штат.
Виды организационных структур:
- Линейная. Структура выглядит как иерархическая пирамида. Имеется руководитель фирмы, которому подчиняются все работники. Затем начальники отделов — они управляют деятельностью сотрудников своих отделов и т. д.
- Функциональная структура означает выполнение отдельных функций отделом. За принятие решений и работу в целом несет ответственность весь коллектив. Таким отделом, к примеру, является бухгалтерия.
- В линейно-функциональной структуре присутствуют и начальник, и орган управления.
- Матричная структура существует внутри линейно-функциональной. Для решения поставленных задач формируется временный отдел из числа работников разных структурных подразделений.
Приведем небольшой образец штатной структуры организации. Возьмем классический пример — предприятие, выпускающее продукцию и имеющее линейно-функциональную структуру. По штатному расписанию в нем работает 100 человек.
Для него целесообразным будем создание таких крупных отделов, как:
- производственный отдел;
- коммерческая дирекция;
- техническая дирекция.
Каждый из них состоит из отделов, выполняющих отдельные функции.
Отдельно формируется бухгалтерия и отдел обеспечения.
В случаях расширения ассортимента выпускаемой продукции или его обновления формируется матричная структура, т. е. внутри предприятия создается новый временный отдел из своих сотрудников.
Составление штатного расписания
Прямого указания на обязательное утверждение структуры и штатной численности в законе не имеется, но о необходимости наличия штатного расписания среди локальных актов организации косвенно говорится в ст. 15 и 57 Трудового кодекса РФ.
Согласно указанным нормам принимаемый на работу сотрудник должен выполнять работы по должности в соответствии со штатным расписанием, а его трудовая функция обязательно прописывается в трудовом договоре.
Таким образом, предприятие должно ввести штатное расписание во избежание споров о том, какую конкретно должность занимает работник и что входит в его обязанности.
Образца документирования организационно-штатной структуры нет, но информация о структуре и штатной численности может быть отражена в унифицированной форме Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — форма Т-3).
Код структурного подразделения в штатном расписании
Форма Т-3 имеет следующие поля:
- номер и дата составления документа;
- период, на который утверждается документ;
- название и код структурного подразделения;
- должность или профессия;
- количество штатных единиц;
- тарифная ставка / оклад и надбавки.
Штатное расписание содержит графу «УТВЕРЖДЕНО», где указываются реквизиты приказа, утверждающего структуру и штатную численность организации. О том, как издать такой приказ, смотрите здесь: Как выглядит приказ об утверждении штатного расписания .
Что касается кодов структурного подразделения, то они могут быть присвоены предварительно либо этим же штатным расписанием. Как правило, коды указываются в порядке иерархии — от управления к подчиненным отделам.
Структура и штатная численность утверждается локальным актом на определенный период и может продлеваться или изменяться.
Законом не установлена обязанность по принятию данного вида документа, но на практике он утверждается практически всегда, а в некоторых случаях запрашивается контролирующими органами.