Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников грамотно заполненными трудовыми книжками. Для этого работник должен проработать более пяти дней, причем неважно, является этот сотрудник штатным, сезонным или временным. Исключением из этого правила являются только те рабочие, с которыми у работодателя заключен гражданско-правовой договор.

В начале карьеры сотрудника необходимо брать пустой бланк при неимении им трудовой книжки и в его присутствии заполнять данный бланк после отработанной недели. Как же это сделать – расскажем в данной статье.

Нормативная база

Трудовая книжка предназначается для отображения трудового стажа каждого гражданина.

Помимо этого, она должна быть предъявлена в ПФР для назначения пенсии.

Для ее заполнения необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

1. Правила ведения (постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003).
2. Инструкция (приказ Минтруда № 69 от 10.10.2003).

Работодатель осуществляет хранение трудовых книжек с момента поступления на службу до того дня, когда сотрудник будет уволен. Если при расторжении трудового договора запись об этом составлена неправильно, то этот факт может лишить возможности человека трудоустроиться в дальнейшем.

Нужно помнить, что первое рабочее предприятие для человека несет ответственность за заполнение первого листа данного документа.

Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение

Напомним, что спектр ответственности за ведение, хранение и заполнение трудовой книжки несет именно работодатель. Распоряжение или приказ, отданные работодателем, дает все основания для того, чтобы назначить определенное уполномоченное лицо, которому будут проделегированы вся ответственность и полномочия по хранению, ведению, выдаче и учеты трудовых книжек.

И заверять все необходимые записи имеет возможность это же лицо, которое будет иметь право подписи. Все эти лица несут полную ответственность за трудовые, которая регламентируется законодательством РФ.

Распоряжения и приказы о назначении руководством сотрудника кадровой службы при осуществлении проверок в обязательном порядке проверяются служащими Государственной трудовой инспекции России.

Оформление трудовой книжки: общие правила и порядок действий

Начинать оформление трудовой книжки необходимо с титульной страницы. На ней указывают паспортные данные сотрудника, образование и специальность в соответствии с представленными документами, дату заполнения и подписи сторон – сотрудника отдела кадров и самого сотрудника. Также на титульной странице ставится печать организации.

После данного этапа указываются сведения о фактическом приеме на работу. Записи должны быть сделаны одним цветом – либо синим, либо черным, также допускается фиолетовый цвет.

Записи делаются в полном формате, сокращения не допускаются.

Обязательно нужно отразить информацию о предприятии на соответствующей странице. После этого нужно указать номер записи, ее дату проставления.

Затем указывается наименование, номер и дата документа, служащий основанием для создания данной записи.

Следующий шаг – внесение информации о званиях и наградах сотрудника, подтвержденные распоряжением, приказом, дипломом или каким-либо другим документом. Помимо всего этого, стоит отметить, за какие заслуги и кем именно был награжден сотрудник.

Необходимо помнить, что в трудовую книжку не вносятся записи о денежных премиях.

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Форма заполнения сведений о работнике выглядит следующим образом:

1. Полностью записанные фамилия, имя и отчество, без каких-либо сокращений.
   Дата рождения сотрудника также не должна быть сокращенной.Личные данные работника должны быть отражены на основании паспорта.
2. Образование сотрудника.
   Запись об этом факторе должна быть заполнена только при наличии тех документов, которые могут подтвердить его – удостоверение, диплом или аттестат.
3. При наличии верно заполненных документов, которые подтверждают незавершенное образование, на их основании также есть возможность сделать соответствующую запись.
4. Профессия и специальность должны быть записаны только таким образом, как отражено в соответствующем документе, без каких-либо изменений.
   Обычно это может относиться к курсам для повышения квалификации.

После того, как данная запись была внесена, сотрудник должен ознакомиться с ней, проверить ее на наличие ошибок, и заверить ее своей подписью, которая будет выражать согласие с достоверностью данных. После этого на странице под записью ставится печать предприятия.

Как оформить книжку в части сведений о работе

В разделе сведений о работе необходимо прописать наименование организации полностью и его аббревиатуру при наличии. После этого пишется номер записи и дата приема на работу.

Далее делается запись о приеме на работу, обязательно прописывается структурное подразделение и полное название занимаемой должности. Также после этого нужно внести сведения о документе, который послужил основание для приема на должность.

Дата и номер данного документа должны быть отражены обязательно!

В том случае, когда сотрудником выполняются определенные обязанности по совместительству, по желанию можно внести записи и об этом факте. Но это возможно только при наличии документа, который может подтвердить данную деятельность.

Для этого необходимо указать номер записи, ее дату, далее нужно сделать запись о назначении сотрудника в роли совместителя. Далее необходимо указать наименование структурной единицы, наименование профессии или должности, и, конечно же, сведения о квалификации.

Выполнение данных обязанностей должно регламентироваться соответствующим документом, данные о котором вносятся в последнюю очередь.

Как заполнять документ в разных случаях: образцы

Впервые

Новая трудовая заполняется в соответствии с информацией, указанной выше.

Для оформления дубликата должны быть определенные обстоятельства, к которым относятся утеря книжки, приведение сего документа в негодность, иными словами, потеря товарного вида трудовой книжки. Также дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника при вынесении оправдательного договора или утере сотрудником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Дубликат

Как оформить дубликат? В правом верхнем углу титульного листа книжки необходимо написать «Дубликат».

При наличии прежней трудовой книжки на ее титульной странице необходимо подписать следующее: «Взамен выдан дубликат», при этом обязательно указать серию и номер дубликата.

В дубликат должны быть внесены сведения об общем и непрерывном стаже сотрудника до прибытия в данную организацию для прохождения службы. Подтвердить это нужно соответствующими документами.

Далее нужно записать сведения о деятельности и поощрении, которые были внесены в книжку при прохождении службы на предыдущих местах работы. Общий рабочий стаж должен быть записан в суммарном виде, то есть необходимо указать общее количество лет, месяцев и дней осуществления деятельности.

При этом нет необходимости писать о работодателях, предприятиях и периоды времени работы у них.

Если до поступления на работу в определенную организацию сотрудник уже имел опыт работы, то при оформлении дубликата информация о непрерывном стаже работы обязательно должна быть внесена, при подтверждении этого факта соответствующими документами.

Затем уже идет роспись непрерывного стажа по периодам времени с указанием всех предприятий, где сотрудник числился в штате и выполнял свою профессиональную деятельность.

Как оформить дубликат трудовой книжки рассказывается в видео.

Копия

Копию трудовой необходимо заверить сотрудником кадровой службы. Снимать копии необходимо с тех страниц трудовой книжки, которые имеют какие-либо записи.

Качество копий должно быть удовлетворительным. Скан печатать не стоит, также на ксероксе не нужно менять масштаб.

После последней записи на копии страницы должна быть сделана запись, которая содержит ее порядковый номер, надпись «работает по настоящее время». Также необходимо указать дату заверения копии, фамилию, инициалы и должность заверяющего и поставить печать под записью.

Ниже страницы копии нужно сделать запись «копия верна», подписать фамилию, инициалы и должность заверяющего, время заверения и подпись. Такая запись должна сопровождать каждую страницу копии трудовой книжки.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели обязаны совершать все операции по заполнению трудовых. Именно для этого при регистрации данного статуса требуется создать печать для данного типа работодателей, чтобы деятельность предприятия носила характер официальной.

Водители должны предоставлять работодателю для оформления трудовой книжки следующие документы:

1. Паспорт.
2. СНИЛС.
3. Трудовую книжку.
4. Военный билет.
5. Водительские права.
6. Документы об образовании.

Для водителя

Для водителей важно иметь пройденный медицинский осмотр, чтобы выявить противопоказания к работе. Все эти сведения не отражаются в трудовой книжке.

В целом для водителей все заполняется точно таким же образом, как и для остальных должностей.

Для граждан РБ

Для граждан Республики Беларусь с 2016 года также можно заводить трудовые книжки. Все данные, которые вносятся в данный документ о сотруднике, делаются на основании действительных документов гражданина.

Обязательно нужно указать национальность сотрудника и сделать пометку при заполнении личных данных сотрудника о гражданстве.

можно на нашем сайте.

Образец докладной записки на руководителя можно найти . Образцы оформления докладной записки на сотрудника, о премировании, особенности составления документов в Республике Беларусь и в Украине.

Как открыть продуктовый магазин .

Как вносить исправления

Кадровые служащие – тоже люди, и им так же, как и для всех остальных, свойственно допускать ошибки. Нужно помнить, что если ошибка замечена при первичном заполнении, то сей документ необходимо тут же уничтожить, без внесения каких-либо изменений.

Затем необходимо составить акт об уничтожении и заполнить новый бланк. Если ошибка будет обнаружена при заполнении данных вторым и последующим работодателем, то придется обращаться в суд для признания принадлежности трудовой именно вам.

Это касается ошибок в имени, фамилии и отчестве работника, а также других личных данных.

Бывают такие ситуации, когда человек вносит записи о незаконченном высшем образовании, а потом получает его, заканчивает. Соответственно, нужно изменить данные об образовании.

На основании полученного документа нужно просто создать следующую запись о присвоении квалификации работнику.

Особенности аннулирования записи

Если была допущена ошибка в сведениях о сотруднике, необходимо зачеркнуть старые записи и подписать новые на основании соответствующих документов.

Отметим, что в сведениях о работе зачеркивания недопустимы.

Нужно поступить следующим образом – после последней записи в соответствующем разделе сделать запись о признании ошибочной записи недействительной и под новым порядковым номером сделать правильную запись.

Если ошибка в записи обнаружена при новом ответственном сотруднике за внесение записей в трудовые книжки, то кадровик делает запись о недействительности предыдущей, затем пишет по-правильному, подписывает дату исправления и приказ. При этом запись об отмене неверной должна нумероваться следующим номером по порядку.

При признании увольнения сотрудника недействительным есть два варианта.

Первый – делается новая запись в трудовой о приеме на работу, а также запись, что информация об увольнении недействительна.

Во втором случае старую запись также стоит признать недействительной, но уже кадровый служащий делает запись об увольнении с новой причиной.

Как делать записи в трудовой книжке о работе узнайте из видео.

Вконтакте

С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся инструкции Минтруда.

Т.Н. Шубникова, эксперт АГ «РАДА»

Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. № 225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – постановление № 69).

Как завести новую трудовую книжку

Новую трудовую книжку нужно оформлять при приеме на работу граждан, у которых ее пока нет. А вот старые книжки менять на новые не нужно.Заводить трудовые книжки работникам могут только фирмы. Предприниматели на это права не имеют.Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который проработал в организации больше пяти дней.На работника, который впервые устроился на работу, трудовую книжку заводят в его присутствии. Сделать это нужно в течение недели с момента принятия его на работу. В этом случае с работника удерживается плата. Она равна стоимости приобретения бланка трудовой книжки.

Как заполнить трудовую книжку

Трудовая книжка состоит из трех частей:– титульный лист;– сведения о работе;– сведения о награждении.

Титульный лист

На титульном листе нужно указать следующие сведения о работнике:– фамилию, имя, отчество;– дату рождения (число, месяц, год); – образование, профессию, специальность.Эти записи делаются на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, военного билета), а также документов об образовании или бумаг, которые подтверждаютналичие специальных знаний (например, аттестата).В нижней части титульного листа ставится дата заполнения трудовой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими подписями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого нужно поставить печать фирмы.

Сведения о работе

Данный раздел состоит из нескольких граф:– графа 1 «Номер записи»;– графа 2 «Дата (число, месяц, год)»;– графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении»;– графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка нужно написать полное наименование фирмы. Кроме того, в эту графу можно внести ее сокращенное название.Строчкой ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата приема сотрудника на работу.Запись о должности, специальности, профессии с указанием квалификации вносится в графу 3. В этой же графе нужно будет указывать сведения о переводе на другую постоянную работу или увольнении работника. Все эти записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа руководителя. Дату и номер этого приказа нужно поставить в графе 4. Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений.Если человек увольняется, то запись об этом нужно сделать непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления приказа.Обратите внимание, что сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.Пример В ЗАО «Меридиан» 15 января 2004 года принята на должность бухгалтера Ю.В. Шевелева (приказ от 15 января 2004 г. № 5/К). С 1 июля 2004 г. ее перевели на должность главного бухгалтера (приказ от 1 июля 2004 г. № 25/К).Работник кадровой службы фирмы заполнил раздел «Сведения о работе» так:

Сведения о работе

№ записи	Дата
	число	Месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество «Меридиан»
3	15	01	2004	Принята на работу на должность бухгалтера	Приказ № 5/К от 15.01.2004 г.
4	01	07	2004	Переведена на должность главного бухгалтера	Приказ № 25/К от 01.07.2004 г.

– конец примера – Работника нужно ознакомить с каждой новой записью, внесенной в его трудовую книжку. После этого он должен расписаться в разделе III личной карточки (форма № Т-2) напротив аналогичной записи. Она утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26.ПримерИспользуем данные предыдущего примера.В личной карточке Ю.В. Шевелевой были сделаны следующие записи:…

III . ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структурноеподразделение	Профессия(должность), разряд, класс(категория) квалификации	Оклад (тарифнаяставка), надбавка,руб.	Основание	Подписьвладельцатрудовойкнижки
1	2	3	4	5	6
15.01.2004	Бухгалтерия	Бухгалтер	5000	Приказ № 5/К от 15.01.2004	Шевелева
01.07.2004	Бухгалтерия	Главный бухгалтер	10 000	Приказ № 25/К от 01.07.2004	Шевелева

… –конец примера–Запись об увольнении сопровождается ссылкой на статью и пункт Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Она заверяется печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который отвечает за ведение трудовых книжек. Кроме этого, должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.ПримерП.И. Ветров работал менеджером в ООО «Стрела». 12 ноября 2003 года он был уволен по причине прогула (подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса). В этот же день об этом был составлен приказ № 24.За ведение трудовых книжек работников фирмы отвечает генеральный директор «Стрелы». Он сделал в трудовой книжке Петрова следующую запись:

Сведения о работе

№записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1		2		3	4
5	12	11	2003	Уволен по причине прогула	Приказ № 24
				(подпункт «а» пункта 6	от 12.11.2003 г.
				статьи 81 Трудового кодекса РФ)
				Генеральный директор ООО
				«Стрела»: Яковлев (Яковлев)
				Ознакомлен: Ветров (Ветров)

–конец примера– В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку. По заявлению родственников ее можно выслать по почте.

Сведения о награждении

В этом разделе делаются записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами.Если фирма регулярно выплачивает своим сотрудникам премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (положением о заработной плате, трудовым договором), отражать это в трудовой книжке не надо.Записи о взыскании не вносятся в трудовую книжку. Если, конечно, оно не является основанием для увольнения работника.

Внесение изменений и исправлений

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения работника вносятся в трудовую книжку на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака и т. д. В этом случае необходимо сделать ссылку на номер и дату этих документов. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой, а рядом записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Каждая ссылка заверяется подписью руководителя или специально уполномоченного им лица. После этого нужно поставить печать фирмы.При обнаружении неправильной записи в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» ее нужно исправить. Зачеркивать ее нельзя. Нужно написать, что она недействительна. После этого необходимо сделать правильную запись. Исправление вносит та фирма, которая допустила ошибку. В случае реорганизации фирмы правильную запись сделают на том предприятии, на котором сотрудник работает в настоящее время.Пример Водитель Р.Г. Александров принят на работу в ЗАО «Березка» 1 мая 2003 года. В этот день руководитель подписал приказ № 52 о его назначении на работу.Заполняя книжку, специалист отдела кадров ошибочно указал в ней неправильную дату – 11 мая 2003 года. В тот же день он обнаружил эту ошибку и исправил ее.Для этого в трудовой книжке Р.Г. Александрова сделаны такие записи:

Сведения о работе

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество «Березка»
8	01	05	2003		Приказ № 52 от 11.05.2003 г.
9	01	05	2003	Запись за № 8 недействительна
10	01	05	2003	Принят на работу на должность водителя	Приказ № 52 от 01.05.2003 г.

–конец примера– Сведения о получении работником новой профессии или специальности вносятся в трудовую книжку с указанием разряда, класса или уровня его квалификации. Например, если бухгалтер получил профессию юриста, в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указываются:– в графе 1 – порядковый номер записи;– в графе 2 – дата получения второй профессии;– в графе 3 – запись: «Установлена вторая профессия «юрист»;– в графе 4 – наименование документа о получении новой профессии, его номер и дата.Фирма может поменять свое наименование. Об этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Фирма такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». В графе 4 указывается приказ (распоряжение) руководителя, на основании которого переименована фирма, а также его номер и дата.

Когда выдается дубликат или вкладыш

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:– трудовая книжка потеряна;– в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным;– книжка пришла в негодность.В случае потери трудовой книжки работник должен немедленно заявить об этом в ту фирму, которая вносила в нее последнюю запись. Эта фирма выдаст дубликат. Для этого в новую трудовую книжку вносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально. Записи по каждому прежнему месту работы не делаются. Нужно указывать только общее число лет, месяцев и дней трудового стажа, а также сведения о последнем месте работы. Фирма обязана выдать работнику новую трудовую книжку не позднее 15 дней с момента подачи им заявления. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, которая признана незаконной, по заявлению работника фирма выдает ему дубликат. В нем повторяются все записи, кроме той, которая признана незаконной. Также поступают и в том случае, если трудовая книжка пришла в негодность.Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то необходимо завести вкладыш. В самой трудовой книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» и указываются его серия и номер.Обратим внимание, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Хранение трудовых книжек

Руководитель своим приказом назначает ответственного за хранение трудовых книжек. Чаще всего это работник отдела кадров или бухгалтер. В их обязанности входит ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все принятые от сотрудников трудовые книжки. Забирая свою трудовую книжку, работник расписывается в книге учета и личной карточке.Бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Чтобы получить эти бланки, ответственный за их ведение подает в бухгалтерию заявку. В конце месяца он должен отчитаться за полученные бланки.Форма бланка учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также форма бланка приходно-расходной книги утверждены постановлением № 69.

Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка - это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека.

Основные понятия

Вначале необходимо понять, что закон подразумевает под термином трудовая книжка. Определение этого понятия можно найти в статье 66 Трудового кодекса РФ.

Оно базируется на двух критериях:

1. Образец трудовой книжки утверждается исключительно государством и является унифицированным.
2. Она удостоверяет информацию о трудовом стаже и деятельности работника.

Законодательство

Трудовая книжка оформляется по строго определенным правилам, которые регулируются отдельными законодательными актами.

К ним можно отнести:

• Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ) . Раскрывает понятие трудовая книжка, возлагает обязанность по ее ведению и хранению на работодателя, вводит единый порядок ее оформления.
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (в ред. от 23.06.2014). Устанавливает ответственность за несоблюдение правил обращения с трудовой книжкой.
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (в ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках». Утверждает форму и образец трудовой книжки и вкладыша в нее, правила хранения и ведения.
• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Определяет четкий порядок заполнения разделов трудовой книжки и исправления неточностей.

Ответственные лица

За ведение, учет, хранение и выдачу трудовой книжки, как правило, отвечает лицо в чьи обязанности это входит. Однако стоит отметить, что ответственное лицо назначается исключительно приказом или распоряжением работодателя. Именно так определяется, кто заполняет трудовые книжки в организации.

Работодатель будет отвечать, если не организовал на своем предприятии систему ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей.

Если в организации не создана кадровая служба, либо нет уполномоченного приказом лица, занимающегося трудовыми книжками, он может быть привлечен юридической ответственности.Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает административную ответственность.

Так, виновное должностное лицо заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или принудительное приостановление деятельности до 90 дней, юридическое лицо – от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или аналогичное приостановление.

Заполняет ли ИП такой документ?

На всех работодателей возложена обязанность ведения трудовых книжек на каждого сотрудника. При этом для сотрудника эта работа должна быть основной и работать он должен свыше пяти дней.

В законе есть единственное исключение, и оно распространяется на физических лиц – работодателей, которые не зарегистрированы как ИП. Индивидуальные предприниматели же обязаны осуществлять с трудовыми книжками те же действия, что и иные работодатели.

Требования к ведению трудовой книжки

Заполнять впервые

Законодатель, понимая всю неопытность человека устраивающегося впервые на работу, обязал именно работодателя оформить ему трудовую книжку. Срок установлен не позднее недели со дня начала работы.

Именно работодатель выдает новому сотруднику, в том числе и студенту трудовую книжку с удержанием платы, покрывающей расходы на ее приобретение.

Вновь принятому сотруднику необходимо очень внимательно проверить данные внесенные в нее и при их правильности удостоверить своей подписью.

Какой ручкой можно вносить записи?

Согласно инструкции записи надлежит делать аккуратно и читабельно. На вопрос, какой пастой и ручкой можно заполнять трудовую, закон дает исчерпывающий ответ.

Так, для написания можно использовать гелиевую, перьевую ручку, ручку-роллер (сюда относится и шариковая). Чернила, гель или паста в ручке должны быть световодостойкими и исключительно черного, фиолетового или синего цвета. Никакой красной пасты при исправлении неточностей и ошибок быть не должно.

Морфология

Записи в трудовой делаются на государственном языке РФ. Если в субъекте РФ установлен государственный язык, то записи могут дублироваться и на нем.

Любые, даже общепринятые сокращения в трудовой книжке строжайше запрещены.

В том числе и названия документов не сокращаются. Приказ пишется именно как «приказ», а не «пр.».

Все цифры пишутся исключительно по-арабски. Пример записи даты увольнения 30.06.2014 и никак иначе. Сокращения слова «г.», после цифр не применяется.

Нумерация записей

Всем записям в трудовой присваивается свой порядковый номер. Он проставляется в первой графе, именуемой «N записи». Записи нумеруются последовательно в каждом разделе арабскими цифрами (1, 2, 3).

Каждая запись. даже о внесении корректив в сами сведения, нумеруется сквозным образом, т.е. присваивается следующий номер.

Если нужен дубликат

Трудовая книжка может быть утеряна хозяином. При обнаружении утраты хозяин книжки должен незамедлительно довести эту информацию до работодателя. В течение 15 дней с даты подачи сотрудником заявления об утере работодатель обязан выдать не новую книжку, как заблуждаются многие, а дубликат.

Дубликат содержит информацию:

1. Об общем стаже работы сотрудника до поступления к работодателю, выдающему дубликат. Стаж указывается суммарно без конкретизации.
2. Конкретные сведения о работе в организации, выдающей дубликат.

Еще есть вариант, позволяющий хозяину получить дубликат трудовой. Если сотрудник в судебном порядке признает запись в ней недействительной, то он может подать заявление своему последнему работодателю с просьбой выдать дубликат уже без подобной записи. Указанный выше порядок распространяется также на случаи непригодности книжки к использованию.

Как её заполнить на индивидуального предпринимателя?

По трудовому законодательству работник - это человек, заключивший трудовой договор с работодателем, в котором прописаны все существенные условия.

ИП как работодатель, конечно, может заключать подобные договора, но точно не сам с собой. Так как для договора нужны два индивидуальных субъекта, а не один. В трудовую книжку вносятся записи о трудовой деятельности человека, а ИП осуществляет предпринимательскую деятельность. Это два абсолютно разных понятия.

Данное правило распространяется и на других лиц. Ни сам ИП в свою трудовую книжку ни другое лицо по его просьбе не уполномочены вносить записи.Однако при приёме на работу индивидуального предпринимателя, что не противоречит нормам законодательства, его трудовая книжка заполняется так же, как и остальным сотрудникам.

И ещё один нюанс: неполная ставка. О том, как вносить такую запись, смотрите видео

Заполнение трудовой книжки

Многие сотрудники до выхода на пенсию не обращают особого внимания, на то, как заполнена их трудовая книжка. Проблемы начинаются при оформлении социального пособия. Конечно, знать, как правильно заполнить трудовую книжку должен кадровик, но и сам работник обязан иметь представление о правилах ее заполнения, чтобы не столкнуть с неприятностями в будущем.

Трудовую книжку директору заполняет лицо, назначенное приказом ответственным за это, например, кадровик, бухгалтер (обычно в небольшом ООО) либо сам директор. На вопрос кто заполняет её кадровику, ответ аналогичен. Если новый кадровик уже оформлен приказом как ответственное лицо, то сам, если нет, то руководитель или другой сотрудник ответственный по приказу за ведение трудовых книжек.

Титульный лист и разворот

Титульный лист содержит всю персональную информацию о работнике и заполняется исключительно на основании документов, удостоверяющих её.
К подобной информации относиться:

• фамилия, имя, отчество (переписывается в точности как в паспорте, если используется буква «ё», то и писать нужно «ё», а не «е»);
• дата рождения (полностью арабскими цифрами по формуле число, месяц, год);
• сведения об образовании (без сокращений на основании соответствующего документа)
• специальность или профессия вписывается исключительно в именительном падеже (юрист, экономист, программист) на основании документа об образовании;

Далее, заполняется строчка «Дата заполнения трудовой книжки», которая по закону должна быть в пределах пятидневного срока со дня приема на работу. Внизу титульного листа оставлено место для двух подписей, одно для работника, второе для ответственного лица.

Образование

Информация об образовании сотрудника размещается на титульном листе. При заполнении этого поля в точности переписывается формулировку из документа об образовании сотрудника.

Если сотрудник повысил степень своего образования или получил дополнительное второе образование, то данные дополняют уже имеющиеся, без их зачеркивания.

Сведения о работе

Самый важный и информативный раздел «Сведения о работе» и он включает четыре графы.

1. Вначале в виде заголовка в третьей графе прописывается полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.
2. Под заголовком в первой графе – «N записи», проставляется ее порядковый номер именно в этом разделе и во второй графе «Дата», заполняются три столбца, в каждый из которых арабскими цифрами вноситься соответствующая названию столбца информация.
3. Далее в третьей графе заполняется информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).
4. В четвертую графу вносятся реквизиты документа, которым человек принят на работу.

Любое изменение информации указываемой в этом разделе, так же должно в нем отражаться. К подобным случаям можно отнести: установление второй профессии, присвоенное нового разряда, чина, изменение работодателем своего названия, работа по совместительству.

Записи о переводах

Существуют определенные нюансы отображения записи о переводе.

В случае перевода из внешней организации должны присутствовать обязательные сведения. Запись об увольнении переводимого работника в графе третьей раздела «Сведения о работе» обязательно должна содержать информацию, было ли это по инициативе работника. Если инициатором выступал сам работодатель, то согласился ли сотрудник на перевод.Запись о приеме к новому работодателю делается в общем порядке при указании, что он поступает на работу в порядке перевода.

При внутреннем переводе работника в трудовую книжку также вносят запись. В ней указывают новое место работы и основания перевода.

Взыскания и выговор

Часть 5 раздела 1 Правил о ведении и хранении трудовых книжек предусматривает, что дисциплинарные взыскания не отображаются в ней.
Выговор не заносится в трудовую книжку. Единственное исключение это такой вид дисциплинарного взыскания как увольнение, приказ о котором ссылкой на конкретную норму ТК РФ обязательно отображается в трудовой книжке.

Вкладыш

Если в одном из разделов трудовой книжке нет места для новых записей, в нее вшивается вкладыш.

Вкладыш является законным продолжением трудовой, выдается и оформляется в общем порядке.

Важным условием действительности вкладыша является его совместное предоставление с трудовой книжкой, без которой он не имеет юридической силы. В самой трудовой делается отметка о наличии вкладыша к ней.

Изменение фамилии

Исправления на титульной странице, например, в имени, фамилии делаются уполномоченным лицом, на основании подтверждающих документов (паспорт, свидетельство).

При этом одной чертой зачеркиваются прежние данные и вносятся новые. Подобное исправление, обязательно должно быть, подкреплено ссылкой на документ, которая делается на внутренней стороне обложки и удостоверяется печатью и подписью.

Хранение и учёт трудовых книжек

Для учета трудовых книжек работодатель обязан использовать:

• специальную приходно-расходную книгу для учета количества трудовых книжек и вкладышей к ней. Она ведаться бухгалтерией и отображает расходование бланков указанных документов с проставлением серии и номера каждого;
• книгу учета перемещения книжек и вкладышей. Заполняется кадровой службой и содержит информацию о принятых на хранение и выданных сотрудникам при увольнении трудовых книжках.

Книги имеют единую утвержденную государством форму. Работник при увольнении и получении на руки своей трудовой книжки обязан засвидетельствовать это своей подписью в журнале учета и личной карточке, которая заводиться на каждого сотрудника.Обе книги являются бланками строгой отчетности и должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью и печатью работодателя.

Ошибка при заполнении: что делать?

Если работник считает, что его трудовая книжка неправильно заполнена, не нужно паниковать, все можно исправить.

Все зависит от того в каком разделе допущена ошибка. Если это титульный лист, то исправление осуществляется путем зачеркивания неверных сведений и прописывания верных, с обязательной ссылкой на документ на обратной стороне обложки.

Если ошибка совершена в других разделах никаких зачеркиваний и исправлений рядом не допускается. Алгоритм исправления прост. Неверная запись признается недействительной, о чем делается отметка словами, а не зачеркиванием, и вноситься новая достоверная запись.

Исправлять ошибку по общему правилу необходимо работодателю, её совершившему. Однако закон позволяет и работодателю по новому месту работы внести соответствующие исправления, но только на основании документа от работодателя, который совершил ошибку.

Не стоит также обращать внимание на наличие или отсутствие голограммы. Голограмма является необязательным элементом и никак не сказывается на действительности трудовой книжки.

Правильное заполнение трудовых книжек — обоюдовыгодное мероприятие как для работника, так и для работодателя. Ведь ошибки влекут за собой санкции для предприятия и отказ от органов социальной опеки для работников.

Правильно заполнить трудовую книжку - образец для этого должен быть в отделе кадров каждой организации. Если компания является первым работодателем специалиста, она обязана завести для него трудовую книжку, а значит, корректно заполнить необходимые разделы. Однако и когда в фирму приходит человек с опытом, работодателю важно следить за актуальностью содержащейся в книжке информации, а также вносить соответствующие записи. Как корректно это делать, расскажем в нашей статье.

Заполнение трудовой книжки: общие правила

По общему правилу сотруднику, впервые поступающему на работу, должна быть заведена трудовая книжка. Причем обязанность по заведению и заполнению трудовой книжки возложена на первого работодателя (ст. 65 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если фирма нанимает человека по гражданско-правовому договору, то заведение и заполнение трудовой книжки не требуется, даже если у работника ее нет.

В дальнейшем, когда работник увольняется и идет устраиваться на новое место работы, он должен передать свою трудовую книжку новому работодателю, а тот продолжит делать в ней соответствующие записи.

Поэтому любая компания должна знать, как заполнить трудовую книжку корректно.

Основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

Что именно важно знать компании?

1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).

2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил № 225).

3. Следует следить за выполнением некоторых технических требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией. Специальное требование существует даже относительно типа и цвета ручки, которой компания заполняет трудовую книжку: перьевая или гелевая, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции № 69, п. 11 Правил № 225).

Нас ждут электронные трудовые книжки? Ответ .

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Итак, «стартовые» сведения о работнике вносит в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна быть вписана в соответствующие графы титульного листа.

О налоговых последствиях для работодателя при выдаче трудовой книжки см. в материале «Минфин напомнил, как быть с НДС и прибылью при выдаче трудовых книжек» .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Организация заполняет такие графы, основываясь на предоставленных сотрудником оригиналах подтверждающих документов (паспорта или другого удостоверяющего личность документа, диплома об образовании и т. д.). Но если оригиналов сотрудник по каким-либо причинам предоставить не может, то компания вправе заполнить титульный лист трудовой книжки и на основании копий, которые должны быть заверены нотариально.

После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, необходимо завершить процедуру заполнения. Для этого на титульном листе компания проставляет дату заполнения и демонстрирует лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывается представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считается внесенной.

После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя.

Однако если какие-либо «стартовые» сведения о работнике претерпели изменения (к примеру, изменилась фамилия или имя), то компания должна актуализировать информацию в трудовой книжке. Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 2.3–2.4 Инструкции № 69).

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.

Однако основное содержание рассматриваемого документа - это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.

Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе». Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел. Сведения о работе начинает заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника.

В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.

Сам раздел состоит из 4 граф.

В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.

О корректном указании наименования фирмы см. в статье «Роструд разрешил "штамповать" трудовые книжки» .

Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п. 3.1 Инструкции № 69).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник до прихода в компанию успел отслужить в армии, то непосредственно перед записью о приеме в штат компании следует указать также годы и место его службы (п. 21 Правил № 225). При этом в качестве подтверждающего документа выступает военный билет. Аналогичное правило действует и в случае, когда работник до трудоустройства проходил какие-либо курсы по повышению квалификации.

В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице. Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 20 Правил № 225. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель (п. 20 Правил № 225). Для этого сотруднику нужно запросить у второго, неосновного, работодателя корректно оформленный документ, подтверждающий работу у него в качестве совместителя.

Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста - «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.

Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 5.1 Инструкции № 69).

При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).

О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье .

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2018

Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку, можно скачать образец на нашем сайте.

Итоги

Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован Инструкцией № 69 и Правилами № 225. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этими документами, изучить приведенные в них положения и нормы - как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование - отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.

Трудовая книжка (заполнение) — вопросы, связанные с этой частью делопроизводства, интересуют каждого работодателя. В этой статье мы рассмотрим общие вопросы заполнения трудовой книжки , в том числе главные правила ведения трудовых книжек , их правовую основу, а также правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу и увольнении.

Трудовая книжка: как получить

Трудовая книжка — важный документ, который удостоверяет трудовой стаж и трудовую деятельность работника. Эти сведения необходимы не только соискателю при поступлении на работу, но и гражданину для получения некоторых социальных гарантий, льгот, пенсии и т. д. Заполнение трудовой книжки, а также порядок ее заведения, хранения и учета регулируются, помимо Трудового кодекса, соответствующими постановлениями правительства и министерства труда.

Вид трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 (введены в действие с 01.01.2004). Из этого документа можно узнать, как выглядит действующая форма трудовой книжки, но там не найтиобразец заполнения трудовой книжки 2017 года, только отдельные правила, касающиеся заполнения.

Кстати, трудовые книжки прежнего образца действительны по сей день и не подлежат обмену на новый образец.

Порядок оформления трудовой книжки, пример правильного заполнения (образец 2017 года)

Будущий сотрудник при трудоустройстве предъявляет свою трудовую книжку для оформления трудовых правоотношений с нанимателем. Если трудящийся устраивается на работу в первый раз, то по соответствующему заявлению организация-наниматель (или индивидуальный предприниматель) оформляет на трудящегося новую книжку. Наниматель делает запись в трудовую книжку на всех, кто проработал у него более 5 дней (не по совместительству, а на основном месте).

Наниматель, согласно порядку заполнения трудовой книжки, должен внести в нее следующие записи:

• о трудящемся;
• самой работе;
• внутренних и внешних переводах;
• об увольнении;
• наградах и заслугах работника.

Важно: данные о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, исключение может составить взыскание в виде увольнения работника.

Если у трудящегося есть не только основная работа, но и по совместительству, основной наниматель может, по инициативе самого работника и при наличии справки, которая подтвердит такое совместительство, сделать запись в трудовую книжку и о совместительстве в том числе.

Обязанность по организации работы по хранению, ведению и учету трудовых книжек возложена на нанимателя, а обязанность по непосредственному хранению, учету и ведению трудовой книжки, наниматель возлагает на сотрудника, назначенного или распоряжением. Назначенный сотрудник (им в разных организациях могут быть специалисты по кадрам, кадровые делопроизводители, бухгалтеры, руководители и пр.) имеет право заполнять трудовые книжки и заверять своей подписью и печатью организации записи в них. Приказы о назначении уполномоченных лиц, как правило, проверяются трудовой инспекцией.

Важно: назначить ответственным за оформление трудовой книжки можно только того работника, у которого такие обязанности предусмотрены трудовым договором или должностной инструкцией. Если руководитель организации или индивидуальный предприниматель ведет кадровый учет самостоятельно, то он должен издать приказ о возложении функций по осуществлению кадрового учета на себя. Пример заполнения трудовой книжки при этом без проблем можно найти в Сети.

Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:

1. Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
2. Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
3. При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
4. В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
5. Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
6. Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
7. Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:

• порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
• при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
• не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».

Трудящегося знакомят со всеми записями в трудовой книжке, за которые он расписывается в личной карточке, сведения в которую дублируются.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.

Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.

В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.

Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки

Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).

Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.

В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.

Когда отдать трудовую книжку по разным причинам нет возможности, наниматель в письменном виде уведомляет трудящегося о том, что необходимо забрать трудовую книжку или направить ему согласие на пересылку трудовой книжки почтой. С момента направления такого сообщения работодатель не ответственен за задержку выдачи трудовой книжки. Кроме сказанного, ответственность снимается, если последний день рабочей деятельности работника не совпадает с датой окончания трудового договора.

Чтобы не допустить ошибки, лицу, ответственному за ведение кадровых дел, имеет смысл ознакомиться с образцами заполнения трудовых книжек, в которых отмечены различные основания для приема на работу и для увольнения. Так будет проще понять, какие формулировки могут использоваться в зависимости от ситуации.

При внесении записи об увольнении следует иметь в виду, что основание увольнения, а также его причина должны в точности соответствовать формулировке закона. Кроме того, под записью об увольнении ставят подписи работодатель и сам работник. Запись заверяется печатью организации.

Настоящая статья раскрывает обобщенные понятия о ведении трудовых книжек, общие правила их заполнения. Информацию о частных случаях, например о внесении записи в связи со сменой фамилии или об исправлении записи, а также о порядке заверки копии трудовой книжки, можно найти в отдельных статьях соответствующего раздела нашего сайта.